ビジネスで電話をかける時と受ける時のマナーをご紹介

昔は固定電話だけで、携帯電話がない時代もありました。

しかし、最近では固定電話が少なくなり、固定電話を使うのが苦手な若者も増えてきました。

中には、電話が鳴ったらどうすれば良いのか迷ってしまう人もいるのでは?

そこで、ビジネスで電話をかける時と受ける時のマナーについてご紹介します。

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ビジネスで電話をかける時のマナー

最近では、ラインやメールなどで連絡する事が多くなってきました。

相手と実際に会話するわけではないので、メールなどを送信する時間を気にすることは少ないでしょう。

その点では良いのですが、電話と比べて気持ちが伝わりにくいということもあります。

また、どうしてもビジネスで電話を使って会話しなければならない場合もあるでしょう。

そこで、まずはビジネスでの電話をかける時のマナーからご紹介します。

ビジネスで電話をかける時のマナー

◯出勤直後と終業直前の時間帯を避ける

電話をかける時に、できるだけ相手の迷惑にならないような時間帯に電話をかけたいものです。

ビジネスで、出勤直後に相手の会社に電話をすると、朝礼をしていたり、ミーティングをしている可能性があります。

また、終業直前に電話連絡をすると、連絡先の相手の帰宅の時間が遅れてしまう可能性があります。

◯相手の都合を確認

特に携帯電話ですが、相手が電車に乗っていたり、車に乗っていたり、忙しかったりすることもあるので、「今、お話してもよろしいでしょうか?」と確認してから必要な事を話すようにしましょう。

◯名刺などに固定電話と携帯電話の両方が印刷されている場合

名刺を受け取った相手に連絡したいけど、固定電話と携帯電話の両方が印刷されていることがあります。

どちらに連絡しても良さそうなのですが、このような場合には固定電話に連絡しましょう。

相手に携帯電話に連絡してくださいと言われない限り、携帯電話は緊急用として考えましょう。

◯電話をかける前に要点をメモ用紙などにまとめておく。

電話の会話をスムーズに行うためにも、電話をかける前に予め要点をメモ用紙などにまとめておきましょう。

相手に、伝えたいことがいくつあるのか、要点をまとめておくと知らせることもできます。

◯目の前に相手がいると思って会話する

こちらの態度は相手には見えないと思い、イスの背もたれに寄りかかったり、頬杖をついたりして会話してしまう人もいるでしょう。

ただ、その態度が声を通して相手に伝わってしまう可能性があるので、そのような態度で電話するのは避けるようにしたいですね。

さらに細かい事はこちらの動画をどうぞ


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ビジネスで電話を受ける時のマナー

続いて、ビジネスで電話を受ける時のマナーをご紹介します。

ビジネスで電話を受ける時のマナー

◯もしもしはNG

電話がかかってきたら、つい「もしもし」と言ってしまいがち。

自宅や自分の携帯電話ならまだ良いのですが、ビジネスの電話の場合には、「はい、◯◯です」や「はい、◯◯でございます」と会社名で答えましょう。

◯メモ用紙を用意

ビジネスで電話を受ける時に、相手から伝言を依頼されることもあります。

会話の内容を正確に残しておくためにも、メモ用紙を用意しておきましょう。

◯相手の声が小さい

電話をしている相手の声が小さい事もあります。

そんな時には、「恐れ入りますが、少しお電話が遠いのですが・・・」と言って大きめの声で話してもらうようにしましょう。

直接「もっと大きな声でお願いします」や「声が小さくて聞こえづらいのですが・・・」などと言うと、相手を非難しているようにとられてしまう可能性があります。

◯相手の電話番号を聞くとき

上司にかかってきた電話を受けた場合に、折り返し電話を依頼される事もあります。

そのような時には、「◯◯はお電話番号を存じておりますでしょうか?」というように確認します。※◯◯は上司の名前

相手によっては、何度も電話番号を言うのが面倒だと思ってしまう人もいますし、付き合いが長い人なら、今更言わなくてもわかっているだろうと思ってしまう人もいるので。

◯個人情報に注意

ビジネスで使う会社の電話には、個人情報を聞いてくる人もいます。

住所などを聞かれた場合には、「本人から直接折り返しご連絡します」というように答えましょう。

また、会社の重要な情報なども答えないようにしましょう。

さらに細かいことはこちらの動画をどうぞ

まとめ

ビジネスで電話をかける時と受ける時のマナーについてご紹介しました。

自分は全く問題ないという人もいるかもしれません。

また、いろいろあるので、1度では覚えられないという人もいると思います。

必要だと思ったら、あせらず自分のペースで覚えてみてはいかがでしょうか。

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